Mer än bara en resebyrå

 Kontakta oss

Kongress- och konferenstjänster

Grand Travel Group Sweden AB erbjuder ett komplett utbud av tjänster inför, under och efter ert planerade arrangemang. Vår erfarenhet sträcker sig från mindre möten till större arrangemang upp till flera tusen deltagare. Ni kan också välja enstaka tjänster ur vårt utbud.

 Vi har kunnandet och erfarenheten för att ta hand om alla praktiska detaljer vilket gör att Ni kan koncentrera Er på det som är viktigast för Er – Innehållet i Ert arrangemang!

I vårt kompletta serviceutbud ingår

Anmälningslänk

Vi hjälper dig med en effektiv och kostnadseffektiv affärsresa. Vi tar fram anmälningslänk/länkar för arrangemanget där deltagare, föreläsare, medverkande, utställare osv. kan registrera sig. Anmälningslänken kopplas till hemsida för arrangemanget eller till en redan befintlig hemsida.

Eventsida för arrangemanget

Vi skapar en hemsida för konferensen, kongressen, ert event eller resa. Vi tar fram bilder och ser till att skapa en tilltalande hemsida. Här kan vi lägga upp välkomsthälsning, kartor, anmälningslänkar, praktisk information, hotell och mycket mer. Det går också att koppla på t.ex sociala medier och visa dess flöden.

SMS notifikationer

På ett enkelt sätt kan vi informera deltagarna genom utskick av SMS. (Mobiltrafik tillkommer). Det kan vara t.ex att hälsa dem välkomna till mötet, sena byten av konferenslokaler, påminna om aktiviteter, tack-SMS efter avslutat möte osv.

Mobilwebb

I stället för en app kan vi ta fram en mobilwebb och skicka till deltagarna innan mötet. Mobilwebben skickas ut via SMS och deltagaren laddar ner den på sin mobila enhet. I mobilwebben ser deltagaren sin registrering till konferensen, deltagarlista (uppdateras i realtid), program, praktisk information osv.

Utställar-App

Att bygga relationer är ofta det primära målet för företag och organisationer som deltar i mässor och evenemang med montrar och utställningar. Det är en utmaning av få kontroll över alla besökare och inte minst att göra en bra och korrekt uppföljning.

Trippus utställar-app är ett verktyg för att få ordning och reda på alla kontakter – och för att kunna göra den värdefulla uppföljningen. Dessutom kan ni använda dessa kontakter till att vara proaktiva och bjuda in till nästa mässa på ett effektivt sätt.

Textkälla: www.trippus.se

Scanning vid inpassering

Enkäter via SMS eller mail

Följ upp ditt möte med frågor till deltagaren och innehåll och upplevelser. Enkäten skickas ut via mail och/eller SMS. Vi sammanställer alla svar som kommer in till uppdragsgivaren.

Namnskyltar

Vi tar fram namnskyltar efter önskemål. Namnskyltar går att få i många olika varianter och storlekar och med olika typer av fästen. Vi lämnar förslag på layout.

Medverkar vid inregistrering

Vi finns på plats under inregistrering av mötet och ser till att den fortlöper smidigt. Vi tar hand om ändringar och ev. nyregistreringar på plats.

Finns på plats under arrangemanget

Om önskemål finns bemannar vi registreringsdisk under hela mötet.

Kongressorganisation

En projektgrupp, ledd av en erfaren projektledare, fungerar som Er projektsamordnare. Projektledarens uppgift är att, tillsammans med er, utforma riktlinjer för de tjänster som är offererade och skall levereras.

  • Att råda Er i den organisatoriska uppläggningen av konferensen samt samordna arbete mellan Er, och underleverantörer. Planering och arbetsfördelning upprättas av projektteamet.
  • Att förhandla fram förmånliga priser för konferensen gentemot underleverantörer.
  • Planeringsmöten. Projektteamet deltar i planeringsmöten med ansvariga kontaktpersoner.
  • Samordning av beställningar av kaffe, luncher, dekorationer, blommor, föreläsarpresenter, teknik och eventuella transporter. Listor med specialkost till valda anläggningar. Ansvara för justeringar och ändringar i gjorda beställningar.
  • Samordning av beställningar av konferensmaterial som t.ex konferensväskor, block, pennor m.m.
  • Ta fram informationstexter med praktiska upplysningar om hotell, transporter för publicering på hemsida. (Om GTG gör hemsidan)
  • Upprättande av registreringsdisk/konferenssekreteriat på plats under konferensen (i samråd med vald anläggning).

Ekonomiservice

  • Upprättande och uppföljning av budget för arrangemanget. (Budgeten upprättas i samråd med uppdragsgivaren).
  • Hantering samt bokföring och redovisning av konferensens likvida medel. Bokföring och redovisning av moms och skatter enligt gällande regler och förordningar.
  • Att betala och hantera leverantörsfakturor under pågående arrangemang och efter avslutat.
  • Att för medverkande och föreläsare utbetala arvode och gage. Vi gör också avdrag för skatt samt betalar sociala avgifter. Vi hanterar även eventuella reseräkningar.
  • Efter konferensen upprätta en avräkning över inbetalda konferensavgifter m.m. samt arrangemangets kostnader. Verifiering mot underlag.
  • Vid avräkning av kongressens likvida medel reserverar sig GTG för obetalda fakturor från - Fakturering av sponsorer och utställare.
  • Genomgång av ej uthämtade handlingar (no show).
  • Slutlig avräkning redovisas senast 2 månader efter konferensens slut. (Eller så snart samtliga leverantörsfakturor inkommit).

Registreringsservice

  • Utforma hemsida för arrangemanget med uppgifter om konferensavgifter, hotellbokning, seminarier, måltider etc. Alternativt anmälningslänkar som kopplas till befintlig hemsida.
  • Administration av anmälningar
  • Automatiskt genererade bekräftelsemail
  • Fakturering/kreditkortsbetalning
  • Utskrift och montering av namnskyltar
  • Underlag för statistik

Hotellservice

  • Förhandsreservera för konferensen tillräckligt många rum och bäddar för arrangemangets planerade antal deltagare.
  • Handlägga beställningar och fördela rummen.
  • Automatiskt genererad hotellbekräftelse.
  • Förhandla priser och bevaka avboknings- och ändringsvillkor.
  • Förse deltagarna med information om hotellens läge.
  • Bevaka ändringar, avbokningar etc.
  • Förse berörda hotell med rumslistor.
  • Boka hotellrum för föreläsare och medverkande.

Utställarservice

  • Utforma utställnings/sponsorpaket efter önskemål
  • Utforma anmälningslänk för de olika utställarpaketen
  • Utskick av inbjudan
  • Ta hand om anmälningar och önskemål från utställare
  • Förse utställarna med information om konferensanläggning
  • Ta fram skiss i samråd med vald anläggning
  • Ta in önskemål om beställningar av t.ex bord, stol, mattor osv.
  • Placering av utställare

Reseservice

  • Erbjuda lämpliga reseförbindelser till aktuell ort med tåg eller flyg.
  • Översända biljett/tidtabell för vald resa.
  • Efter önskemål från konferensledningen boka resor för föreläsare och medverkande.

Framtagande av socialt program

Vi tar fram socialt program för deltagare och/eller medföljande personer. Allt från guidade stadsvandringar till båtturer, bussturer osv.

Utvärderingsenkät